Dış Kaynak Depolama: Ne Zaman Kârlı Olur, Geçiş Nasıl Yapılır?

Dış kaynak depolama, kendi deponuz sınırlarına ulaştığında kârlı hale gelir: yetersiz alan, dalgalanan hacimler, esnek şekilde artırılamayan personel veya sakin aylarda da ortaya çıkan sabit maliyetler. Bir depolama hizmet sağlayıcısı mal kabul, depolama, sipariş toplama ve gönderimi üstlenir ve genellikle fiilen kullanılan hizmetler üzerinden faturalandırır. Bu adımın sizin için mantıklı olup olmadığını, toplam maliyetlerin dürüst bir karşılaştırması gösterir.

Dış kaynak depolama ne demektir?

Depolamayı dış kaynağa devrettiğinizde ürünlerinizi artık kendi tesislerinizde değil, çoğu zaman 3PL (Third-Party Logistics, üçüncü taraf lojistik) olarak da adlandırılan bir lojistik hizmet sağlayıcısında depolarsınız. Hizmet sağlayıcı depo alanını, personeli, ekipmanı ve yazılımı sağlar. Anlaşmaya bağlı olarak yalnızca depolamayı veya tüm zinciri üstlenir:

• Mal kabul: teslim alma, miktar ve gözle kontrol, stoğa kayıt.
• Depolama: palet alanlarında, raflarda veya hacimli ürün olarak.
• Sipariş toplama ve paketleme: tekil siparişler için Pick & Pack veya bayiler ve şubeler için komple paletlerin hazırlanması.
• Gönderim: çeşitli kargo firmaları üzerinden koli, parsiyel yük veya palet olarak.
• İadeler: teslim alma, kontrol ve yeniden stoğa alma.

Ürün yelpazeniz, satın alma ve satış üzerindeki kontrol sizde kalır. Hizmet sağlayıcı fiziksel süreçleri yürütür ve stokları, gönderi durumunu ve iadeleri sistemlerinize geri bildirir. Her iki modelin temel karşılaştırmasını 3PL ve kendi lojistiğiniz yazımızda bulabilirsiniz.

Uyarı işaretleri: Kendi deponuz ne zaman yetersiz kalır?

Dış kaynağa geçmek için doğru zaman nadiren belirli bir ciro rakamıdır. Daha çok, günlük işlerde tekrar eden sorunlardır. Aşağıdaki maddelerden kaçının sizin için geçerli olduğunu kontrol edin:

• Alan yetersizliği: Ürünler koridorlarda, ofiste veya ek olarak kiralanan alanlarda duruyor. Yer olmadığı için yeni ürün alamıyorsunuz.
• Dalgalanan hacimler: Yılbaşı sezonu gibi yoğun dönemlerde personel yetmiyor, sakin aylarda ise personelin bir kısmı boşta kalıyor.
• Geciken gönderimler: Siparişler birikiyor, teslimat süreleri uzuyor, müşteriler soru sormaya başlıyor.
• Sipariş toplama hataları: Yanlış ürün veya yanlış miktar şikâyetlere ve iadelere yol açıyor.
• Stok farkları: Sistemdeki stok raftakiyle örtüşmüyor. Stoktan fazla satış ve stok eksiklikleri artıyor.
• Yönetim zamanının bağlanması: Siz veya yöneticileriniz satın alma, satış veya ürün geliştirme yerine depo organizasyonuna çok zaman harcıyorsunuz.
• Yaklaşan yatırımlar: Yeni bir kira sözleşmesi, raf sistemleri, forklift veya depo yönetim sistemi edinilmesi gerekiyor.
• Yeni pazarlar veya kanallar: Yurt dışına gönderim yapmak veya yeni pazaryerleri bağlamak istiyorsunuz, ancak kendi deponuz buna uygun değil.

Yalnızca tek bir madde geçerliyse çoğu zaman şirket içinde çözülebilir. Birden fazla madde geçerliyse ayrıntılı bir karşılaştırma yapmaya değer.

Maliyet karşılaştırması: kendi deponuzu ve hizmet sağlayıcıyı adil şekilde kıyaslamak

Karşılaştırmada en sık yapılan hata, kendi deponuzun kirasının hizmet sağlayıcının teklifiyle kıyaslanmasıdır. Bu durumda maliyetlerin büyük kısmı hesaba katılmamış olur. Adil bir karşılaştırma, sezonluk dalgalanmaları da kapsayacak şekilde en az on iki aylık bir dönemin toplam maliyetlerini ele alır.

Kendi deponuzun maliyetleri

• Alanın kirası veya amortismanı, yan giderler, enerji, sigorta.
• Mal kabul, depo, gönderim ve iadeler için personel. İşveren sosyal sigorta payları, izin ve hastalık durumlarında yerine bakacak personel ve yoğun dönemlerdeki geçici çalışanlar dahil.
• Raf sistemleri, istif makineleri, paketleme masaları, tarayıcılar ve yazıcılar gibi ekipmanlar ile bunların bakımı.
• Depo yönetimi ve gönderim yazılımları, lisanslar ve arayüzler.
• Ambalaj malzemesi.
• Kendi tarifelerinizle kargo maliyetleri.
• Yönetimin ve idari personelin depo konularına harcadığı çalışma süresi.
• Hatalardan kaynaklanan maliyetler: yanlış toplanan siparişler, iadeler, sayım farkları.

Hizmet sağlayıcıdaki maliyetler

• Mal kabul, genellikle palet, koli veya ürün başına.
• Depolama, genellikle palet alanı, raf gözü veya hacim ve süre başına.
• Sipariş ve ürün başına sipariş toplama ve paketleme.
• Ambalaj malzemesi.
• Gönderi başına kargo.
• İade başına iade işleme.
• Gerekirse kurulum ücretleri, minimum ciro şartları veya özel hizmetler.

Her iki tarafı da gerçek hacimlerinizle hesaplayın: Ortalama kaç palet depoluyorsunuz, ayda kaç sipariş gönderiyorsunuz, bir sipariş kaç ürün içeriyor? En önemli fark çoğu zaman toplam tutarda değil, yapıdadır: Kendi deponuz ağırlıklı olarak sabit maliyet, hizmet sağlayıcı ise ağırlıklı olarak değişken maliyet oluşturur. Hacimler güçlü şekilde dalgalanıyorsa bu durum çoğu zaman dış kaynak kullanımından yanadır. Tek tek kalemler hakkında daha fazlasını Fulfillment maliyetleri yazımızda okuyabilirsiniz.

Hizmet sağlayıcıya adım adım geçiş

İyi hazırlanmış bir geçiş, teslimatlarda uzun bir kesinti olmadan gerçekleşir. Şu adımlar kendini kanıtlamıştır:

1. Verileri derleyin: ölçüler, ağırlıklar ve ambalaj birimleriyle ürün ana verileri, stoklar, aylık sipariş hacimleri, sezon seyri, gönderim hedefleri ve iade hacmi.
2. Gereklilikleri belirleyin: gönderim süreleri, cut-off saati, paketleme kuralları, ek materyaller, etiketleme veya set oluşturma gibi özel hizmetler.
3. Teklif alın ve karşılaştırın: Tekliflerin karşılaştırılabilir olması için tüm sağlayıcılara aynı hacimlerle başvurun.
4. Sistemleri bağlayın: Mağazanızı, pazaryerlerinizi veya ERP sisteminizi depoya bağlayın. Böylece siparişler otomatik olarak gelir, stoklar ve takip numaraları geri akar.
5. Test aşaması: İade dahil test siparişlerini ve küçük bir test sevkiyatını baştan sona deneyin.
6. Ürünleri taşıyın: Stoğu paletler üzerinde toplu olarak teslim edin. Taşınmayı sakin bir satış dönemine planlayın ve siparişlerin yeni depoya gitmeye başlayacağı geçiş tarihini netleştirin.
7. Stoğu sayın ve eşleştirin: Mal kabulün ardından sayılan stoğu kendi verilerinizle karşılaştırın ve farkları açıklığa kavuşturun.
8. Göstergeleri izleyin: İlk haftalarda gönderim sürelerini, hata oranını ve stok doğruluğunu yakından takip edin ve düzenli görüşmeler planlayın.

Bir depolama hizmet sağlayıcısında nelere dikkat etmelisiniz?

• Uygun depolama türleri: palet depolama, raf depolama, hacimli ürünler. Altyapı ürünlerinize uygun mu?
• Konum: Depo, tedarikçileriniz ve müşterileriniz açısından elverişli bir yerde mi? Tırlar için yükleme rampaları var mı?
• Sözleşme koşulları: kurulum ücretleri, minimum sözleşme süresi, fesih süresi ve minimum miktarlar.
• Şeffaf fiyatlar: Tüm hizmetler ayrı ayrı gösteriliyor mu? Hangi özel hizmetler ek ücrete tabi?
• Bağlantı: Depo hangi mağaza sistemleri, pazaryerleri ve ERP sistemleriyle bağlanabiliyor?
• Gönderim seçenekleri: Hizmet sağlayıcı hangi kargo firmalarıyla çalışıyor ve kolilerin yanı sıra palet ve parsiyel yük de gönderebiliyor mu?
• Ek hizmetler: iade işleme, Amazon FBA Prep, ithal ürünler için gümrükleme.
• Ulaşılabilirlik: Sabit irtibat kişileri var mı ve ne kadar hızlı yanıt veriyorlar?

Dış kaynak kullanımının riskleri ve bunları nasıl sınırlarsınız?

Bir hizmet sağlayıcının deposuna geçiş bazı riskler de taşır. Bunların çoğu net anlaşmalarla iyi şekilde yönetilebilir:

• Bağımlılık: Uzun sözleşme süreleri ileride sağlayıcı değiştirmeyi zorlaştırır. Kısa fesih sürelerine ve verilerinizin her zaman dışa aktarılabilir olmasına dikkat edin.
• Daha az doğrudan görünürlük: Ürünlerinizi artık her gün görmezsiniz. Stok raporları, gönderi ve iade verilerine erişim ve depoyu ziyaret etme imkânı üzerinde anlaşın.
• Özel taleplerde kalite: Hediye paketi, ek materyaller veya özel kontroller yazılı olarak tanımlanmalıdır. Aksi halde farklı şekillerde uygulanırlar.
• Sorumluluk ve sigorta: Hasar, kayıp veya sayım farklarında kimin ve hangi tutara kadar sorumlu olduğunu netleştirin. Kendi sigortanızın uyarlanması gerekip gerekmediğini kontrol edin.

FulFra ile depolama

FulFra, Hannover yakınlarındaki Lehrte'de yükleme rampalarına ve bir antrepoya sahip kendi deposunu işletir. İthal ürünler için antrepo, ürünlerin gümrük vergisi ödenmeden 90 güne kadar depolanmasına imkân tanır. Depolama hakkında daha fazla bilgiyi Fulfillment deposu sayfamızda bulabilirsiniz.

E-Commerce Fulfillment kapsamında mal kabul, depolama, Pick & Pack, gönderim ve iadeleri üstleniyoruz. Hacimli ürünler ve iki kişilik taşıma için Renningen ve Augsburg'da ek lokasyonlar bulunur. Gönderim için 50'den fazla kargo firmasından oluşan bir ağdan yararlanıyoruz. Kurulum ücreti, minimum sözleşme süresi ve minimum miktar şartı yoktur. Sözleşme aylık olarak feshedilebilir.

Sık sorulan sorular

Depolamayı dış kaynağa devretmek ne zaman kârlı olur?

Sabit bir eşik yoktur. Dış kaynak kullanımı genellikle birden fazla uyarı işareti bir araya geldiğinde kârlı olur: alan yetersizliği, dalgalanan hacimler, gönderimdeki gecikmeler veya kendi deponuz için yaklaşan yatırımlar. On iki aylık bir toplam maliyet karşılaştırması netlik sağlar.

Ürünlerim üzerindeki kontrolü kaybeder miyim?

Hayır. Ürünlerin sahibi siz olmaya devam edersiniz ve satın alma ile satışı siz yönetirsiniz. Sistem bağlantısı sayesinde stokları, gönderi durumunu ve iadeleri görürsünüz. Düzenli raporlar ve sabit irtibat kişileri üzerinde anlaşın.

Bir depolama hizmet sağlayıcısına geçiş ne kadar sürer?

Bu, özellikle sistem bağlantısına ve taşınacak ürün miktarına bağlıdır. Veri hazırlığını, bağlantıyı, test aşamasını ve taşınmayı ayrı adımlar olarak planlayın ve taşınmayı sakin bir satış dönemine denk getirin.

Ürünlerimin yalnızca bir kısmını dış kaynağa verebilir miyim?

Evet. Bazı satıcılar başlangıçta yalnızca belirli ürün gruplarını, fazla stokları veya tek bir satış kanalını dış kaynağa verir. Bu, her şeyi taşımadan önce hizmet sağlayıcıyı tanımak için iyi bir yoldur.

Depolamanızı dış kaynağa devretmeyi mi düşünüyorsunuz? Ürün yelpazenizi, stoklarınızı ve sipariş hacimlerinizi bir Fulfillment talebi ile bize iletin, size geri dönüş yapalım.